1) O Politiki zasebnosti
Namen Politike zasebnosti javnega zavoda Geološki zavod Slovenije (v nadaljevanju: “Politika zasebnosti”) je seznanitev uporabnikov storitev javnega zavoda Geološki zavod Slovenije ter drugih oseb (v nadaljevanju poimenovani tudi: ”posamezniki”) z nameni in podlago obdelave osebnih podatkov s strani javnega zavoda Geološki zavod Slovenije, Dimičeva ulica 14, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju: “GeoZS”) ter pravicami posameznikov na tem področju.
GeoZS nudi posebno skrb varnosti vaših osebnih podatkov. Vsi posredovani osebni podatki so obravnavani zaupno in so uporabljeni le za namen, zaradi katerega so bili posredovani. Z vašimi osebnimi podatki upravljamo z največjo skrbnostjo, upoštevajoč veljavno zakonodajo in najvišje standarde njihove obravnave. Za varnost vaših osebnih podatkov med drugim skrbimo z ustreznimi organizacijskimi ukrepi, postopki dela in naprednimi tehnološkimi rešitvami ter zunanjimi strokovnjaki z namenom čim bolj učinkovite zaščite vaših osebnih podatkov. Pri tem uporabljamo ustrezno stopnjo zaščite in razumne fizične, elektronske in administrativne ukrepe, s katerimi zbrane podatke varujemo pred nenamernim ali nezakonskim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkritjem osebnih podatkov ali pred nepooblaščenim dostopom do osebnih podatkov, ki so bili preneseni, shranjeni ali drugače obdelani.
Hkrati ta Politika zasebnosti dodatno pojasnjuje soglasje, ki ste ga podali za obdelavo vaših osebnih podatkov.
V Politiki zasebnosti so skladno z Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: “Splošna uredba o varstvu osebnih podatkov”), zajete naslednje informacije:
– kontaktni podatki GeoZS,
– nameni, podlage in vrste obdelave različnih vrst osebnih podatkov posameznikov,
– čas hrambe posameznih vrst osebnih podatkov,
– pravice posameznikov v zvezi z obdelavo osebnih podatkov,
– pravica do vložitve pritožbe v zvezi z obdelavo osebnih podatkov,
– veljavnost Politike zasebnosti.
2) Osebni podatki, ki jih zbira GeoZS
Če ste le obiskovalec spletne strani, o vas zbiramo podatke le z uporabo piškotkov. Če ste uporabnik storitev ali naročnik storitev, ki jih nudi GeoZS, o vas zbiramo tudi druge osebne podatke, ki jih potrebujemo za izvajanje storitev, ki ste jih naročili oz. ki jih uporabljate. To so osebni podatki, ki smo jih pridobili od vas in jih zbiramo na podlagi vašega soglasja za obdelavo ali na podlagi zakona.
GeoZS o osebnih podatkih, ki jih obdeluje, vodi evidence dejavnosti obdelave osebnih podatkov, iz katerih izhaja, katere posamične osebne podatke o vas obdelujemo ter druge informacije, ki jih od nas zahteva veljavna zakonodaja. Vsak posameznik ima pravico, da se seznani z obdelovanjem njegovih osebnih podatkov s strani GeoZS.
3) Upravljavec osebnih podatkov
Upravljavec osebnih podatkov, ki se obdelujejo v skladu s to Politiko zasebnosti, je Geološki zavod Slovenije, Dimičeva ulica 14, 1000 Ljubljana.
4) Kategorije posameznikov, katerih osebni podatki se obdelujejo
Ta Politika zasebnosti je namenjena vsem, ki ste naročili in/ali uporabljate naše storitve, ali oddali povpraševanje, kot tudi tistim, ki obiščete našo spletno stran.
5) Nameni obdelave in podlage za obdelavo podatkov
5.1. Obdelava na podlagi pogodbe
V okviru izvrševanja pogodbenih pravic in izpolnjevanja pogodbenih obveznosti, GeoZS obdeluje vaše osebne podatke za naslednje namene: identifikacijo posameznika, pripravo ponudbe, sklenitev pogodbe, za zagotovitev naročenih storitev, obveščanje o morebitnih spremembah, dodatnih podrobnostih in navodilih za uporabo storitev, za reševanje morebitnih tehničnih težav, ugovorov ali reklamacij, obračunavanje storitev ter za druge namene, potrebne za izvajanje ali sklepanje pogodbenega razmerja med GeoZS in posameznikom.
Pri obračunavanju storitev, na podlagi davčnih predpisov, pridobimo in obdelujemo za pravilno izdajo računa tudi vaš naslov.
5.2. Obdelava na podlagi zakona
Na podlagi zakona uporabljamo vaše osebne podatke za odkrivanje in preprečevanje goljufive uporabe in zlorabe storitev, nadalje v okviru zagotavljanja stabilnega in varnega delovanja našega sistema in storitev, pa tudi za namene izvajanja ukrepov informacijske varnosti, izpolnjevanja zahtev v zvezi s kakovostjo storitev ter odkrivanje tehničnih okvar sistemov in storitev.
Na podlagi zakona uporabljamo vaše osebne podatke tudi za namene morebitnih izvršb, sodne in izvensodne izterjave.
V skladu s Splošno uredbo o varstvu osebnih podatkov lahko GeoZS v primeru suma prevar ali zlorab v primernem in sorazmernem obsegu obdeluje podatke o posameznikih za namen identifikacije in preprečevanja morebitnih prevar ali zlorab ter lahko, če je to primerno, te podatke posreduje tudi drugim ponudnikom tovrstnih storitev, poslovnim partnerjem, policiji, državnemu tožilstvu ali drugim pristojnim organom. Za namen preprečitve prihodnjih zlorab oziroma prevar, se podatki o zgodovini ugotovljenih zlorab oziroma prevar v povezavi s posameznikom, kamor sodijo podatki o naročniškem razmerju ter na primer IP naslov, lahko hranijo še 5 (pet) let po prenehanju poslovnega razmerja.
5.3. Obdelava na podlagi soglasja za obdelavo osebnih podatkov
Obdelava podatkov lahko temelji tudi na vašem soglasju, ki ste ga posredovali GeoZS.
Soglasje se lahko na primer nanaša na obveščanje o ponudbah, ugodnostih in izboljšavah storitev, ki jih nudi GeoZS. Namen takšnega obveščanja je, da se storitve čim bolj približajo vašim potrebam in željam in da jim s tem povečamo uporabno vrednost za vas. Obveščanje se izvaja prek kanalov, ki ste jih je v soglasju izbrali. Obveščanje lahko kadarkoli prekličete, in sicer na način kot ga opredeljuje Politika zasebnosti.
Svoje soglasje lahko kadarkoli umaknete oziroma spremenite na enak način, kot ste ga dali ali na drug način, kot ga opredeljuje Politika zasebnosti, pri čemer si GeoZS pridržuje pravico do identifikacije stranke. Spremembo soglasja je med drugim mogoče urediti tudi preko elektronskega sporočila na naslov: info@geo-zs.si ali s pisno zahtevo, posredovano na naslov sedeža GeoZS.
Veljavno je vaše zadnje podano soglasje, ki smo ga prejeli. Umik oziroma sprememba soglasja se nanaša le na podatke, ki se obdelujejo na podlagi vašega soglasja. Morebiten umik soglasja ne vpliva na zakonitost obdelave vaših osebnih podatkov v času, preden je bil umik podan. Možnost preklica soglasja ne predstavlja odstopnega upravičenja v poslovnem razmerju posameznika z GeoZS.
Podatki, za katere je dana vaša privolitev, se obdelujejo do preklica. Po prejemu preklica ob pogojih, na način in v roku, ki so obrazloženi v točki 8, osebne podatke izbrišemo.
6) Omejitve posredovanja osebnih podatkov
Po potrebi bomo za izvajanje določenih del, ki prispevajo k našim storitvam, pooblastili druga podjetja in posameznike. V takem primeru lahko GeoZS posreduje osebne podatke tudi takšnim skrbno izbranim zunanjim obdelovalcem, ki bodo z GeoZS sklenili pogodbo o obdelavi osebnih podatkov oziroma vsebinsko enak dogovor ali drug zavezujoč dokument (v nadaljevanju: “Pogodba o obdelavi”). Zunanjim obdelovalcem bomo tovrstne podatke posredovali oziroma naredili dostopne samo v obsegu, ki ga zahteva določen namen. Teh podatkov zunanji obdelovalec ne sme uporabljati v nobene druge namene, pri čemer izpolnjuje najmanj vse standarde obdelave osebnih podatkov, ki jih predvideva veljavna zakonodaja. Zunanji obdelovalci so GeoZS pogodbeno zavezani k spoštovanju zaupnosti vaših osebnih podatkov.
GeoZS na podlagi obrazložene zahteve posreduje osebne podatke tudi pristojnim državnim organom, ki imajo za to zakonsko podlago. GeoZS se bo npr. odzval na zahteve sodišč, organov pregona in drugih državnih organov, ki lahko vključujejo tudi državne organe druge države članice EU.
7) Obdobje hrambe osebnih podatkov
Obdobje hrambe podatkov je določeno glede na kategorijo posameznih podatkov. Podatke hranimo največ toliko časa, kolikor je potrebno za dosego namena, zaradi katerega so bili zbrani ali nadalje obdelani oziroma do poteka zastaralnih rokov za izpolnitev obveznosti ali zakonsko predpisanega roka hrambe.
Obračunski podatki in z njimi povezani kontaktni podatki o posameznikih se lahko za namen izpolnjevanja pogodbenih obveznosti hranijo do popolnega plačila storitve oziroma najdlje do poteka zastaralnih rokov v zvezi s posamezno terjatvijo, ki lahko po zakonu znaša od 1 (enega) do 20 (dvajset) let. Prejeti računi se hranijo še 10 (deset) let po poteku leta, na katerega se račun nanaša v skladu z zakonom, ki ureja davek na dodano vrednost. Izdani računi se hranijo še 20 (dvajset) let po poteku leta, na katerega se račun nanaša v skladu s Pravilnikom o računovodstvu Geološkega zavoda Slovenije.
Drugi podatki, ki smo jih pridobili na podlagi vašega soglasja, hranimo za čas trajanja poslovnega razmerja in še 2 (dve) leti po prenehanju, razen v kolikor zakon določa daljši rok hrambe. V kolikor posameznik, ki je dal soglasje za obdelavo osebnih podatkov, ni vstopil v poslovno razmerje z nami, njegovo soglasje velja 2 (dve) leti od njegove podaje oziroma do njegovega preklica.
Po poteku obdobja hrambe se podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če zakon za posamezno vrsto podatkov ne določa drugače.
8) Pravice posameznikov v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov
Uresničevanje vaših pravic iz Splošne uredbe o varstvu podatkov v zvezi z obdelovanjem vaših osebnih podatkov vam zagotavljamo brez nepotrebnega odlašanja. O vaši zahtevi bomo odločili v 30 dneh po prejemu vaše zahteve. V primeru kompleksnosti in večjega števila zahtev, lahko rok podaljšamo za največ dodatnih 60 dni. Če rok podaljšamo, vas o vsakem takem podaljšanju obvestimo v roku 30 dni od prejema zahtevka, skupaj z razlogi za zamudo.
Zahteve v zvezi z uresničevanjem vaših pravic sprejemamo na elektronski naslov info@geo-zs.si ali po pošti na naslov Geološki zavod Slovenije, Dimičeva ulica 14, 1000 Ljubljana.
Kadar zahtevo predložite z elektronskimi sredstvi, vam informacije, kadar je mogoče, zagotovimo z elektronskimi sredstvi, razen če ne zahtevate drugače.
Kadar obstaja upravičen dvom v zvezi z identiteto posameznika, ki predloži zahtevo v zvezi s katero od svojih pravic, lahko zahtevamo zagotovitev dodatnih informacij, ki so potrebne za potrditev identitete posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.
Omogočamo vam naslednje pravice v zvezi z obdelovanjem vaših osebnih podatkov:
(i) pravico do dostopa do podatkov
(ii) pravico do popravka
(iii) pravico do izbrisa (»pravica do pozabe«)
(iv) pravico do omejitve obdelave
(v) pravico do prenosljivosti podatkov
(vi) pravico do ugovora
(i) pravica do dostopa do podatkov
Vedno imate pravico do seznanitve ali se v zvezi z vami obdelujejo osebni podatki. Če v zvezi z vami obdelujemo osebne podatke, imate pravico pridobiti naslednje informacije o:
– namenu obdelave;
– vrstah osebnih podatkov, ki se obdelujejo;
– uporabnikih ali kategorijah uporabnikov, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki;
– predvidenem obdobju hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merilih, ki se uporabijo za določitev tega obdobja;
– obstoju pravic, da lahko od upravljavca zahtevate popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave osebnih podatkov, ali obstoj pravice do ugovora taki obdelavi;
– pravici do vložitve pritožbe pri nadzornem organu;
– viru posredovanja vaših osebnih podatkov, kadar osebnih podatkov niste posredovali sami.
(ii) pravica do popravka
Pravico imate doseči, da brez nepotrebnega odlašanja popravimo netočne osebne podatke v zvezi vami ter ob upoštevanju namenov obdelave, pravico do dopolnitve nepopolnih osebnih podatkov, vključno s predložitvijo dopolnilne izjave.
(iii) pravica do izbrisa (»pravica do pozabe«)
Pravico imate doseči, da brez nepotrebnega odlašanja vaše osebne podatke izbrišemo, če:
– osebni podatki niso več potrebni za namene, za katere so bili zbrani ali kako drugače obdelani;
– prekličete privolitev, na podlagi katere poteka obdelava, pri čemer za obdelavo ne obstaja nobena druga pravna podlaga;
– ugovarjate obdelavi podatkov, pri čemer za njihovo obdelavo ne obstaja nobena druga pravna podlaga;
– so bili osebni podatki obdelani nezakonito;
– je osebne podatke potrebno izbrisati v skladu s predpisi, ki veljajo na območju Republike Slovenije.
(iv) pravica do omejitve obdelave
Pravico imate doseči, da omejimo obdelavo vaših osebnih podatkov, če:
– oporekate točnosti podatkov, in sicer za obdobje, ki nam omogoča preveriti točnost vaših osebnih podatkov;
– je obdelava nezakonita, vi pa nasprotuje izbrisu osebnih podatkov ter namesto tega zahtevate omejitev njihove uporabe;
– vaših osebnih podatkov ne potrebujemo več za namene obdelave, temveč jih vi potrebujete za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov;
– ste vložili ugovor v zvezi z obdelavo, ki temelji na zakonitih interesih GeoZS, dokler se ne preveri, ali naši zakoniti razlogi prevladajo nad vašimi razlogi.
Kadar je bila obdelava vaših osebnih podatkov omejena v skladu s prejšnjim odstavkom, se taki osebni podatki, z izjemo njihovega shranjevanja, obdelujejo le z vašo privolitvijo, ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov ali zaradi varstva pravic druge fizične ali pravne osebe.
Pred preklicem omejitve obdelave vaših osebnih podatkov smo vas o tem dolžni obvestiti.
(v) pravica do prenosljivosti podatkov
Pravico imate, da prejmete vaše osebne podatke, ki ste nam jih posredovali, v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki in pravico, da te podatke posredujete drugemu upravljavcu, ne da bi vas GeoZS pri tem oviral, kadar obdelava temelji na vaši privolitvi in se obdelava izvaja z avtomatiziranimi sredstvi. Na vašo zahtevo in kadar je to tehnično izvedljivo, se lahko osebni podatki neposredno prenesejo k drugemu upravljavcu.
(vi) pravica do ugovora
Kadar vaše osebne podatke obdelujemo na podlagi zakona za namene trženja, lahko taki obdelavi kadar koli ugovarjate.
Vaše osebne podatke prenehamo obdelovati, razen če dokažemo nujne razloge za obdelavo, ki prevladajo nad vašimi interesi, pravicami in svoboščinami, ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.
9) Pravica do vložitve pritožbe v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov
Morebitno pritožbo v zvezi z obdelovanjem vaših osebnih podatkov, lahko pošlje na elektronski naslov info@geo-zs.si ali po pošti na naslov Geološki zavod Slovenije, Dimičeva ulica 14, 1000 Ljubljana.
V primeru, da o vaši zahtevi ne odločimo v zakonsko določenem roku (1 mesec od prejema zahteve) ali vašo zahtevo zavrnemo, imate v 15 dneh od prejema odgovora možnost vložitve pritožbe pri nadzornemu organu, Informacijskemu pooblaščencu, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, e-naslov: gp.ip@ip-rs.si.
Prav tako imate pravico, da vložite pritožbo neposredno pri nadzornemu organu, Informacijskemu pooblaščencu, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, e-naslov: gp.ip@ip-rs.si, če menite, da se z obdelavo vaših osebnih podatkov kršijo predpisi na področju varstva osebnih podatkov, ki veljajo na območju Republike Slovenije.
Če ste uveljavljali pravico do dostopa do osebnih podatkov, ki jih obdelujemo in po prejeti odločitvi menite, da osebni podatki, ki ste jih prejeli, niso osebni podatki, ki ste jih zahtevali, ali da niste prejeli vseh zahtevanih osebnih podatkov, lahko pred vložitvijo pritožbe Informacijskemu pooblaščencu vložite obrazloženo pritožbo pri GeoZS v roku 15 dni. O vaši pritožbi bomo odločali kot o novi zahtevi.
10) Končne določbe
Za vse, kar ni urejeno s to Politiko zasebnosti, se uporablja veljavna zakonodaja.
GeoZS si pridržuje pravico do spremembe te Politike zasebnosti. O spremembi vas bomo seznanili z objavo na uradni spletni strani GeoZS 15 dni pred pričetkom veljavnosti.
11) Veljavnost Politike zasebnosti
Ta Politika zasebnosti je objavljena na uradni spletni strani GeoZS in začne veljati 15.12.2023.
Geološki Zavod Slovenije
dr. Miloš Bavec
Direktor